Passage du papier au numérique: classement et archivage

Programme de la formation

Intitulé : Passage du papier au numérique: classement et archivage
Catégorie : Efficacité professionnelle et gestion du temps | Formations clés en main - Organisation du travail et Nouvelles Technologies |

Objectifs de la formation

  • Etre sensibilisé aux enjeux du classement et de l’archivage électronique pour intégrer tous les paramètres utiles et adopter de bons réflexes.
  • Recueillir des méthodes et outils pour organiser la gestion et la conservation des données en cohérence avec l’organisation des documents papiers.
  • Savoir choisir un système de classement et d’archivage et une codification des documents en fonction de l’information et de son usage.

Profil intervenant

  • Documentaliste/Formatrice en organisation administrative et efficacité personnelle.
  • Conseil en organisation du travail, archivage et Records Management.
Adopter des réflexes efficaces pour trier, éliminer et ranger les documents et données.
Construire une solution de classement et d’archivage performante pour sécuriser les données et assurer une continuité de service.
Mettre en place un système.

Répondre aux enjeux de l’archivage numérique

  • Définir des critères d’utilité d’une information pour votre service
  • Intégrer les contraintes de votre métier pour assurer la cohérence papier/électronique
  • Prendre en compte les normes et les règles d’attribution des identifiants, la description des documents et les autres métadonnées.
  • Les délais de prescription et le sort final ou l’utilisation d’un référentiel d’archivage
Analyse des critères (utilité, utilisateur, contraintes…). Élaboration d’un tableau de gestion type ; définition des délais de conservation (DUA).

Construire un plan de classement rationnalisé par rapport à son poste de travail, à son service

  • Savoir choisir le bon système de classement : thématiques, alphabétique, numérique, mixte.
  • Savoir concevoir et réaliser un plan de classement collectif et évolutif en tenant compte des contraintes techniques.
  • Savoir codifier les documents.
Entrainement : Mettre en application un mode d’emploi de méthodes et outils de classement et d’archivage. Réaliser des exercices d’arborescence.

Une organisation bureautique des données en cohérence avec l'organisation des documents papiers.

  • Mettre en place un chemin d’accès clair et rapide
  • Homogénéiser les arborescences (poste de travail, messagerie, serveur)
  • Définir des règles collectives pour nommer les fichiers
  • Appliquer les principes de la gestion électronique des documents pour préparer sa mise en place et son utilisation
  • Tout collaborateur amené à organiser le classement de ses dossiers et l’archivage électronique.
  • Personnel des moyens généraux, des services administratifs, commerciaux ou financiers.

Aucun

  • La méthode déployée alterne des démonstrations et des exercices d’application organisés en ateliers.
  • Les ateliers en petits groupes permettent à chacun d’initier son propre plan d’archivage.
  • Les documents remis aux participants comportent des modes d’emploi de méthode, des références d’outils et des exemples concrets transposables dans son organisation.